Tiekėjų sąskaitų valdymas

Daugelis įmonių sąskaitų valdymui naudoja ERP sistemas. Deja, labai dažnai iki tiekėjo sąskaitos pajamavimo vyksta daugelis procesų, kurių valdymo nepadengia ERP sistemos ir vykdoma rankiniu būdu, pavyzdžiui:

• Centralizuotas tiekėjų sąskaitų pateikimas apskaitai;

• Avansinių (išankstinių) sąskaitų sekimas;

• Sąskaitų dimensijų identifikavimas, siekiant išlaidas priskirti prie reikiamo projekto, skyriaus ar DK sąskaitos, išlaidų tipo;

• Sąskaitų vizavimo ir tvirtinimo pagal numatytą organizacinę struktūrą;

• Sąskaitų vizavimo ir tvirtinimo pagal įgaliojimus tam tikriems sumos rėžiams;

• Avansinių sąskaitų susiejimo su galutinėms sąskaitomis;

• Tiekėjo statuso tikrinimas priimant sąskaitą;

• Informacijos pateikimas apskaitos darbuotojams.

Ne kartą teko susidurti su situacija, kai elektroninė sąskaita spausdinama, ant jos dedamas antspaudas, jame surašomos dimensijos ir fiziškai nešama į buhalteriją, dažnai pavėluotai jau po apmokėjimo termino.

NeatMonday dokumentų valdymo sistemos Sąskaitų valdymo modulis nepakeičia ERP sistemos, bet padengia visus problematiškus procesus iki sąskaitos pajamavimo.

Apžvelkime pagrindines funkcijas:

1. Išlaidų sąskaitų pateikimas gali būti vykdomas centralizuotai, paspaudus nuorodą intranete ar dokumentų valdymo sistemoje.

2. Sąskaitų surinkimas vykdomas pildant užsakovo poreikius atitinkančią formą, nurodant reikiamas sąskaitos dimensijas, tokias kaip skyrius, išlaidų centras ar pan. Sąskaitos nereikia spausdinti, užtenka prisegti pačioje formoje elektroninę, todėl sąskaitą galima pateikti iškarto ją gavus.

3. Visos surinktos sąskaitos saugomos sąskaitų registre, pasiekiamame atsakingiems asmenims.

4. Po sąskaitos pateikimo gali būti inicijuojamas vizavimo ar tvirtinimo procesas automatiniu arba rankiniu būdu. Procesas gali turėti tiek įvairią tvarką tiek atsižvelgti į sąlygas, pvz. :

a. Identifikuoti sąskaitą pateikusio asmens tiesioginį vadovą ir siųsti tvirtinimui jam;

b. Pagal sąskaitos sumą ar kitą požymį (pvz. skyrių) identifikuoti aukštesnio ar žemesnio lygio vadovą ir siųsti tvirtinimui jam;

c. Vykdyti tam tikrą tvirtinimo grandinę, kai tvirtinama keliais lygmenimis;

d. Nelesti pateikti sąskaitos be užpildytų dimensijų ar su praėjusiu mokėjimo terminu;

e. Siųsti priminimus tvirtintojams;

f. Neleisti tvirtinti ar atmesti sąskaitos neįgaliotiems vartotojams;

g. Neleisti redaguoti sąskaitos duomenų kai procesas prasidėjęs t.y. sąskaita jau patvirtinta ar užpajamuota.

5. Sąskaitų registre aiškiai matomas sąskaitos statusas (įkelta, pavizuota, patvirtinta, užpajamuota), kuriuo remiantis galima sekti procesą ir išvengti proceso uždelsimų ar „užmirštų“ patvirtinti sąskaitų.

6. Sąskaita gali būti siejama su Tiekėjų informacijos sąrašu, kur gali būti nurodomas bendradarbiavimo statusas ar sąlygos. Tokiu būdu pateikiantieji avansines sąskaitas galėtų iškarto būti informuoti ar tiekėjas patikimas, turi galiojančią sutartį ir pan.

NeatMonday dokumentų valdymo sistemos Sąskaitų valdymo modulis verslui suteikia tris esmines naudas:

• išvengiama sąskaitų spausdinimo;

• ženkliai sutaupomas apskaitos darbuotojų laikas;

• išlaidų identifikavimo procesas tampa kokybiškesnis ir greitesnis.